Здесь про различные способы приоритизации, которыми пользуюсь сама регулярно
Распределяет дела по четырём категориям: важно и срочно; важно и не срочно; неважно и срочно; неважно и не срочно. Хорошо подходит для краткосрочного планирования.
- Must have:(Обязательно): Задачи, без которых цель не будет достигнута
- Should have:(Следует сделать): Важные задачи, которые добавляют ценность, но не являются критически необходимыми для цели
- Could have:(Можно сделать): Желательные задачи, выполнение которых возможно при наличии ресурсов, но их отсутствие не сильно повлияет на цель.
- Won't have:(Не будет сделано): Задачи, которые сознательно исключаются из текущей итерации или вообще.
Согласно принципу, за день нужно выполнять девять задач: одну важную, три средне-важные и пять мелких. Больше подходит для планирования на день, но если задачи масштабные, то можно выбрать больший период.
Каждый день вы планируете выполнение всего 9 задач:
- 1 крупная задача: Самое важное и сложное дело дня, требующее максимального внимания и ресурсов.
- 3 средние задачи: Дела средней важности, которые требуют усилий, но менее критичны, чем основная задача.
- 5 мелких задач: Рутинные, простые задачи, которые поддерживают жизнедеятельность и помогают не накапливать их.
План можно переделать и подстроить под обстоятельства.
Это может быть довольно трудно, так как часто мы совершаем ошибку при составлении плана - возлагаем ответственность и надежду на план, думая, что наличие плана что-то меняет в нашей жизни. Это не так. Мы всё ещё остаемся ответственными за происходящее в нашей жизни. Часто, это сложно принять, поэтому какие-то факапы и неудачи (как правило, любое отклонение от плана мы склонны представлять в мрачном свете) сразу становятся триггером и в голове закрепляется связь "план - плохо". Также, часто у нас есть представление, что всё должно быть идеально. Здесь важным является принцип "достаточно хорошо". Когда я поняла, что и правда везде "достаточно хороша", тогда и переделывание плана стало легкой задачей.
Важно оценивать свое физическое состояние при планировании очередного дня.
Иногда так бывает, что нам нужно сделать ооочень много дел за короткое время. И это нормально. Но (это для девочек важно) бывает так, что выпадает эта гора дел, на фазу цикла, когда мы горы можем свернуть. У нас всё получается, мы очень продуктивны. И попадаем в ловушку, думая, что так всегда будет. Скорее всего нет. Поэтому после очень активного дня/недели стоит оценить как вы себя чувствуете и какая фаза цикла. До этого, конечно, стоит понять как вы справляетесь в разные фазы в целом. Про себя точно могу сказать, что перед менструацией за 2-3 дня продуктивность падает, а в первые дни и вовсе время "выживания". Поэтому план на день может состоять как из 10-15 задач и вы всё сделаете, так и из 1-5.
Оценивать сложность/масштабность дел.
Сложно описать, что я имею ввиду. Во-первых, временные затраты. Часто мы переоцениваем себя. Лучше умножьте на 2, а то и на 3, время, выделенное на каждую задачу, если это не известное и рутинное дело. Таким образом, вы не сможете запланировать ну уж очень много сложных/крупных дел на один день. Максимум 2-3. А если справитесь быстрее наградите себя дополнительным отдыхом. Во-вторых, моральную сложность. Сходить на собеседование иногда требует колоссальных усилий. А если на один день вы запланируете несколько таких дел? В-третьих, не преувеличивать возможное время концентрации на задаче/деле. Я частенько страдаю от гиперфокуса на одной задаче, поэтому стараюсь не планировать одно дело больше чем на 1,5 часа, если это зависит исключительно от меня. Это помогает мне не уйти в лютую усталость и последующую запойную прокрастинацию. Это не значит, что я не могу заниматься весь день чем-то одним (чаще, это конечно касается рабочих задач всё-таки, но и в личных делах такое тоже бывает). Это значит, что я делаю перерывы: 1,5 часа задача - 20/30 минут перерыв (зарядка/медитация/чай/кофе) - 1,5 часа та же задача и тд.
Планировать короткие перерывы в течении дня. Выше я уже затронула тему. Важно отвлекаться. Даже на 5-10 минут. Лучше всего прерываться на что-то расслабляющее (это тоже немного исследовательская работа - выяснить, что вас расслабляет). Не стоит забывать и про длительный отдых - сходить погулять хотя бы на полчаса. Проверено - помогает не сойти с ума.
Что на счет мотивации?
Вы наверное думаете, что я вот всё всё запланировала и пошла делать? Нет. Подняться с кровати на тренировку/зарядку/растяжку невозможно. Просто не реально. Вернитесь к пункту 2. Если вы не выспались, у вас нет сил и вы вымотаны - ничего не заставит подняться. Но даже если звезды сошлись и вы наконец-то начинаете чувствовать себя нормально работает только один принцип "берешь и делаешь". Я давно оставила все иллюзии о том, что к каждому делу я буду подкатывать с большим энтузиазмом. Нет. Сначала немного пострадать, потом смириться и пойти делать, в процессе ещё чуток пострадав. Поведенческая активация фореве. Я вам даю честное слово - с большой долей вероятности как только вы начнете что-то станет уже так сложно и невыносимо. Но начать, скорее всего, придется немножко через силу.